Bij Olympus Coaching gaan wij zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Tijdens het coachingstraject houdt jouw coach een digitaal dossier bij in een beveiligd systeem dat voldoet aan de geldende AVG-richtlijnen en is voorzien van tweestapsverificatie. Dit dossier is bedoeld om inzicht te houden in (de voortgang van) de coaching en om overdraagbaarheid te waarborgen, bijvoorbeeld wanneer je (tijdelijk) met een andere coach werkt. In het dossier legt je coach informatie vast die relevant is voor het coachingstraject, zoals een plan van aanpak, korte rapportages over de coaching en evaluatieverslagen. Mocht het nodig zijn om aanvullende informatie vast te leggen, dan bespreekt je coach dit altijd eerst met jou. Alleen jouw eigen coach(es) en bevoegde systeembeheerders binnen Olympus Coaching hebben toegang tot het dossier. Onze coaches dragen zorg voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en delen informatie nooit met onbevoegden, tenzij dit wettelijk verplicht is of na overleg met jou. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en altijd conform de geldende bewaartermijnen.

Vanuit de geldende privacywetgeving (AVG) heb je altijd het recht om jouw dossier in te zien. Als je hierom vraagt, neemt je coach samen met jou plaats achter zijn of haar laptop en laat via het eigen medewerkersaccount jouw dossier zien. Daarnaast heb je het recht om suggesties te doen voor aanpassing van gegevens wanneer je het idee hebt dat informatie onjuist of onvolledig is.

Bij Olympus Coaching vinden we het belangrijk dat je weet dat je altijd de mogelijkheid hebt om actief mee te denken over jouw coachingstraject. We willen je stimuleren om jouw wensen, ideeën en ervaringen te delen met je coach en om vragen te stellen wanneer iets voor jou niet duidelijk is. Samen met je coach kijk je wat voor jou het beste werkt en hoe het traject zo goed mogelijk kan aansluiten bij jouw persoonlijke situatie en doelen. Coaching zien wij als een samenwerking, waarin jouw perspectief en regie centraal staan.

Bij Olympus Coaching vinden we het belangrijk dat je je veilig voelt om zorgen, feedback of klachten te delen. We moedigen je aan om dit in eerste instantie te bespreken met je eigen coach. Coaches staan hier altijd voor open, nemen meldingen serieus en het maken van een melding of klacht heeft nooit negatieve gevolgen voor jou of jouw coachingstraject.

Als je het niet prettig vindt om jouw melding met je eigen coach te bespreken, kun je deze ook kenbaar maken via het contactformulier op onze website. Meldingen die via het contactformulier worden gedaan, komen buiten jouw eigen coach om terecht bij de operationeel manager van Olympus Coaching. Deze manier van melden is niet anoniem, maar wordt altijd zorgvuldig behandeld.

Mocht je je niet veilig of niet prettig voelen om een melding met naam te doen, dan bieden wij de mogelijkheid om volledig anoniem een melding te maken. Dit kan via ons anonieme meldformulier, te bereiken via de volgende link: https://forms.office.com/e/X5Z21X2UZv . Ook anonieme meldingen nemen wij serieus en behandelen wij met zorg.

We vragen je om een afspraak minimaal 24 uur van tevoren af te zeggen wanneer je niet kunt komen. Doe je dit niet of kom je zonder bericht niet opdagen, dan beschouwen we dit als een no-show, tenzij er sprake is van aantoonbare overmacht. Wanneer je zonder bericht niet verschijnt, proberen we altijd eerst telefonisch contact met je op te nemen om te kijken wat er aan de hand is.

In veel gevallen ontvangen wij vanuit de gemeente geen vergoeding voor afspraken waarbij iemand niet verschijnt, terwijl er voor Olympus Coaching wel kosten verbonden zijn aan een geplande sessie. Om die reden is Olympus Coaching genoodzaakt een no-showbeleid te hanteren. Na de eerste no-show kan bij iedere volgende no-show eenzijdig worden besloten om de coaching te beëindigen.

Dit gebeurt niet automatisch en willen we altijd zoveel mogelijk voorkomen. Er zal altijd eerst een gesprek met je plaatsvinden om samen te kijken wat er speelt en wat nodig is. Het stopzetten van een traject is nadrukkelijk niet onze wens en wordt alleen overwogen wanneer het, ondanks overleg, niet anders kan. Ons uitgangspunt blijft om samen tot een oplossing te komen en het traject waar mogelijk op een positieve manier voort te zetten.

Heb je vragen over de bovenstaande informatie, of is iets voor jou nog niet helemaal duidelijk? Stel je vragen gerust aan je coach.
We vinden het belangrijk dat je je veilig voelt om alles te bespreken en dat je altijd weet waar je terecht kunt!